Proassistent S.M.B.A. — Sidst opdateret: 7. september 2026
Proassistent S.M.B.A. (CVR-nr. 32295002, Jeppe Aakjærs Vej 33, 8230 Åbyhøj) er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger som beskrevet i denne privatlivspolitik.
Spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger kan rettes til gdpr@proassistent.dk.
2.1 Virksomheden (vores kunde) er dataansvarlig for de oplysninger, dens medarbejdere og kunder har, og for hvordan de bruges.
2.2 Proassistent er: (a) dataansvarlig for behandlingen af virksomhedens egne oplysninger (kontakt- og betalingsoplysninger), og (b) databehandler for virksomhedens kunders/brugeres oplysninger (dem der fx skriver i chatboxen, sender e-mails eller ringer). Virksomheden er dataansvarlig for disse oplysninger.
2.3 Det betyder, at en slutbruger, der ønsker sine oplysninger slettet, som udgangspunkt skal henvende sig til den virksomhed, brugeren har kontakt med. Proassistent hjælper virksomheden med at efterkomme anmodningen (sletning mv.) i henhold til databehandleraftalen.
3.1 Virksomhedsoplysninger: navn, CVR-nr., adresse, e-mail, telefon og betalingsoplysninger. Kortoplysninger opbevares af vores betalingsudbyder Stripe — vi gemmer ikke kortnumre.
3.2 Brugeroplysninger (3. part): navn, e-mail, telefon, IP-adresse samt indholdet af samtaler (chat, e-mail og opkald), som behandles via Tjenesterne. Dette omfatter også mailindhold, som AI'en læser og besvarer (§12.1), kalenderdata såsom mødeaftaler, ledige tider og deltagere, når virksomheden forbinder sin kalender (§11.2), og tale, der dikteres til tekst i mobilappen (§12.2).
3.3 Tekniske data: logdata, enhedsoplysninger og cookies (se cookiepolitikken).
4.1 Vi behandler oplysninger for at levere Tjenesterne (kontrakt — GDPR art. 6(1)(b)), for fakturering og bogføring (art. 6(1)(c) og bogføringsloven) og for drift, sikkerhed og forbedring af Tjenesterne (legitim interesse — art. 6(1)(f)).
4.2 Cookies behandles på baggrund af samtykke, hvor det kræves.
5.1 Oplysninger opbevares, så længe abonnementet er aktivt, og derefter så længe lovgivningen kræver (fx bogføringslovens 5-årsregel for regnskabsmateriale).
5.2 Ved ophør af abonnementet kan virksomheden få udleveret sine data i et almindeligt læsbart format inden for 30 dage, hvorefter data slettes.
5.3 Oplysninger kan slettes tidligere: En slutbruger kan slette sin samtale direkte i chatboksen, og virksomheden kan slette enkelte samtaler/tråde (chat, e-mail og voice) i administrationssystemet, jf. §7. Data slettes herved permanent uden unødig forsinkelse.
6.1 Vi videregiver kun oplysninger til databehandlere, der er nødvendige for at drive Tjenesterne. Vores primære AI-leverandør er Mistral (AI-generering af svar). Herudover anvender vi OpenAI (voice og alternative AI-modeller), ElevenLabs (tale-syntese/voice), Speechmatics (tale-til-tekst/transskription, i EU), Stripe (betaling), Dinero (fakturering og bogføring) samt vores hostingudbyder.
6.2 Overførsel til tredjelande (fx USA) sker kun, hvor det er nødvendigt for levering af Tjenesterne, og med passende garantier, herunder EU's standardkontraktklausuler.
7.1 Slutbrugere: En slutbruger, der skriver i en virksomheds chatbox, kan til enhver tid slette sin samtale og sine oplysninger direkte i chatboksen via knappen 'Slet samtale og data' (GDPR art. 17). Samtalen, eventuelle kontaktoplysninger og tilknyttede data slettes permanent, og der startes en ny session.
7.2 Virksomheder: Virksomheden kan i administrationssystemet åbne en enkelt samtale/tråd og slette den permanent — det gælder chat-, e-mail- og voice-samtaler samt tilknyttede kontaktoplysninger, notifikationer og leads. Virksomheden kan desuden til enhver tid anmode om fuld sletning af virksomhedens og brugernes oplysninger via siden Sletning af konto (proassistent.dk/kontosletning) eller ved henvendelse til gdpr@proassistent.dk.
7.3 Proassistent sletter eller anonymiserer oplysningerne uden unødig forsinkelse, medmindre lovgivningen kræver opbevaring (fx bogføring).
8.1 Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet og indsigelse mod behandling.
8.2 Du kan klage til Datatilsynet (Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk).
9.1 Vi anvender kryptering i transit, adgangskontrol og løbende overvågning for at beskytte oplysningerne.
10.1 En databehandleraftale (DPA) i henhold til GDPR art. 28 indgås elektronisk med virksomhederne ved oprettelse af kontoen og gælder for hele kundeforholdet. Den fulde databehandleraftale kan til enhver tid ses på proassistent.dk/databehandleraftale.
11.1 Google OAuth bruges i dag KUN til at forbinde virksomhedens Google Kalender. Når virksomheden forbinder sin kalender, anmoder applikationen via Googles OAuth-samtykkeskærm om adgang til kalenderbegivenheder (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events) — det eneste Google-scope, vi anmoder om.
11.2 Google Kalender: Når en virksomhed forbinder sin Google-konto, anmoder appen om adgang til at læse og administrere kalenderbegivenheder. Formålet er udelukkende at vise ledige tider, automatisk oprette, flytte og aflyse møder på baggrund af mailkorrespondance med kunder samt give virksomheden overblik over aftaler i ét dashboard. Mødeinvitationer og kalenderdata videregives eller sælges aldrig til tredjeparter og anvendes udelukkende til at levere systemets kernefunktionalitet.
11.3 Mailforbindelse (ikke Google OAuth): Forbindes en Gmail- eller anden mailkonto, sker det via IMAP/SMTP med virksomhedens egne adgangskoder (for Gmail en app-adgangskode) — ikke via Google OAuth eller Googles API'er. Proassistent anvender mailadgangen til at synkronisere, læse, strukturere og besvare e-mails direkte i administrationssystemet, jf. §12.1.
11.4 Databehandling og -opbevaring: Vores brug af oplysninger, som modtages fra Googles API'er (Google Kalender), overholder Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use). Rå eller afledte brugerdata fra Googles API'er anvendes ikke til at udvikle, forbedre eller træne AI/ML-modeller ud over den enkelte brugers personaliserede model og videregives ikke til tredjepartstjenester, der bruger dataene til modeltræning. Data videregives eller sælges aldrig til tredjeparter og anvendes udelukkende til at levere systemets kernefunktionalitet. Mailindhold fra IMAP-forbindelser behandles i overensstemmelse med databehandleraftalen (jf. §10).
11.5 Limited Use-erklæring: "The use of raw or derived user data received from Google APIs (including Gmail and Google Calendar) will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements."
11.6 Tilbagetrækning af adgang: Virksomheden kan til enhver tid tilbagetrække Proassistents adgang til Google Kalender via sin Google-konto (https://myaccount.google.com/permissions). Når adgangen tilbagetrækkes, kan Tjenesterne ikke længere vise ledige tider eller oprette, flytte og aflyse møder i kalenderen. En mailforbindelse (app-adgangskode) fjernes ved at slette forbindelsen i administrationssystemet. Vi bruger ikke Google-brugerdata til annoncering og sælger dem aldrig.
12.1 AI-mailbehandling: Når en virksomhed forbinder sin mailkonto med Tjenesterne (via IMAP/SMTP med egne adgangskoder, jf. §11.3), læser, strukturerer og besvarer Proassistents AI indkommende e-mails automatisk på virksomhedens vegne. Mailindholdet anvendes udelukkende til at levere denne funktionalitet, deles ikke med tredjeparter ud over de databehandlere, der er nødvendige for driften (jf. §6), og behandles i overensstemmelse med databehandleraftalen (jf. §10).
12.2 Tale-til-tekst i mobilappen: Når brugeren trykker på mikrofon-ikonet i mobilappen, optages lyden udelukkende for at omdanne tale til tekst (diktering), så brugeren ikke behøver at skrive. Lyden opbevares ikke efter transskriptionen. Den resulterende tekst behandles på samme måde som andet indhold, brugeren indtaster i Tjenesterne.
12.3 AI-telefoni: Ved AI-besvarede opkald behandles samtalen i realtid (streaming) for at transskribere tale og generere svar. Lydoptagelser fra opkald opbevares ikke; transskriptioner og samtaledata kan dog gemmes som led i Tjenesterne (jf. §3.2 og §5).
12.4 Talegenkendelse og tale-syntese: Til tale-til-tekst og talte svar anvender vi talegenkendelse og tale-syntese via vores databehandlere (jf. §6), herunder Speechmatics (transskription, i EU) og ElevenLabs (tale-syntese).
12.5 AI-kalenderbooking: Når en virksomhed forbinder sin kalender (jf. §11.2), kan Proassistents AI automatisk booke, flytte og aflyse møder på virksomhedens vegne, baseret på mailkorrespondance med kunder. En booking udføres kun, når kunden eksplicit har bedt om det, og bekræftes over for kunden på mail. Kalenderdata anvendes udelukkende til at levere denne funktionalitet og behandles i overensstemmelse med Google API Services User Data Policy.
Proassistent S.M.B.A.
Jeppe Aakjærs Vej 33, 8230 Åbyhøj
CVR-nr. 32295002
E-mail: gdpr@proassistent.dk
